La digitalización del registro de jornada se convierte en una oportunidad para gestionar mejor, no solo el horario, sino el uso de la información
Con la reforma del registro horario encima de la mesa para la implementación del nuevo control de jornada laboral, las empresas se enfrentan a un nuevo escenario. Autónomos con colaboradores, pymes y grandes empresas están obligados a revisar, registrar, gestionar y conservar de forma digital la información relacionada con el tiempo de trabajo de sus empleados.
El control horario no debe verse solo como una obligación, sino también como una oportunidad de digitalizar y ordenar documentación, así como de mejorar la organización de los procesos y de dotar de una mayor fiabilidad a los datos registrados, ofreciendo un amplio beneficio para las empresas.
Ante este nuevo escenario, Billivo ofrece cinco recomendaciones para que las empresas mejoren la gestión del control horario y estén preparadas para cuando se aplique la nueva normativa.
1. Digitalizar el registro de jornada
El primer paso es revisar si el sistema actual permite gestionar los registros de forma ordenada y fiable. Las hojas de cálculo, los documentos físicos o la información repartida entre diferentes herramientas pueden dificultar la consulta de los datos y aumentar el trabajo administrativo.
Una pyme invierte entre tres y seis horas mensuales en la gestión de los registros, lo que, sumado, equivale a unas 72 horas al año. Contar con una herramienta que te permita sacar más provecho del tiempo y organizar de mejor forma el contenido puede ser de gran ayuda en este tiempo de empresas.
2. Utilizar un programa de registro horario sencillo
La fiabilidad del registro depende, en buena medida, de cuándo y cómo se anotan las horas trabajadas. Por eso, es recomendable establecer una rutina que permita registrar la jornada cada día. Dejar los fichajes pendientes puede provocar olvidos, estimaciones y discrepancias entre los horarios reales y los registrados. Una herramienta sencilla y accesible para la plantilla facilita que el proceso se incorpore a la rutina laboral y reduce la necesidad de corregir datos después.
La futura regulación podría concretar nuevas exigencias sobre la forma de realizar y registrar los fichajes. Preparar desde ahora un procedimiento claro permitirá a las empresas adaptarse con mayor facilidad a los requisitos que finalmente se aprueben.
3. Definir cómo gestionar las incidencias y las horas extraordinarias
Cambios de turno de última hora, olvidos al fichar en la entrada o en la salida pueden terminar generando problemas si la empresa no tiene un procedimiento determinado que llevar a cabo para resolverlos. Para evitar este tipo de incidencias, es importante definir cómo se identifican y contrastan las horas realizadas y la detección de discrepancias a la hora de llevar a cabo la gestión de la documentación.
Por otro lado, una solución de centralización de datos también permite detectar irregularidades con mayor rapidez para así conseguir una atención y resolución más rápida.
4. Convertir los datos horarios en información útil para la empresa
El registro horario no tiene por qué limitarse a demostrar que una empresa cumple con sus obligaciones. Por otro lado, puede utilizarse para mejorar aspectos y aumentar así su utilidad. Por ello, es recomendable establecer quién puede comunicar una incidencia, cómo se solicita una corrección, quién la valida y cómo queda documentado el cambio.
La normativa vigente establece que los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de todo aquel que lo solicite dentro de la empresa. Por ello, también es importante saber dónde se almacena y utilizar un sistema que facilite su consulta y su uso, además de ceñirse a las obligaciones de protección de datos.
5. Integrar el control horario en la gestión diaria
El último paso consiste en dejar de entender el control horario como un proceso aislado y convertirlo en una parte más de la rutina de la empresa. Integrar el registro del tiempo de trabajo con otros procesos administrativos permite reducir tareas repetitivas y facilita que la información esté disponible cuando la empresa la necesita.
Por eso, soluciones como Billivo Control Horario permiten digitalizar el control del tiempo de trabajo y centralizar la información, ayudando a autónomos y pymes a simplificar la gestión y avanzar hacia una administración más digital.
[AV1]con colaboradores, solamente, no?
[AV2]Lo estandaricé a pymes en minusculas, pero si tiene que ser en mayúsculas cambienlo please 🙂
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